ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi

Bilgi teknolojileri ve iletişim alanlarındaki gelişmeler, bir yandan sektörel rekabeti artırırken diğer taraftan müşteri ihtiyaçlarında değişime neden olmaktadır. Sektör ve pazar bazında rekabet avantajı elde edip tüketici memnuniyetini artırmanın yolu ise büyük oranda organizasyonel süreçlerin kalitesini artırmaktan geçer. Bu amaç doğrultusunda atılan adımların uluslararası standartlara uygunluğu, ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi sertifikası ile belgelenebilir.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Nedir?

ISO 9001, ürün ve hizmet kalitesini artırmalarını sağlayacak bir yol haritası sunan yönetim sistemi standardıdır. Uluslararası Standartlar Örgütü (ISO) tarafından yayımlanan standart, işletmelere aynı zamanda müşteri memnuniyeti süreçlerini iyileştirmesi konusunda yön gösteren konumdadır. ISO 9001, sektör ve büyüklük ayrımı olmaksızın her ticari organizasyon tarafından uygulanabilir.
"Planla, Uygula, Kontrol Et, Önlem Al" döngüsüne sahip ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, 7 temel prensip üzerine kuruludur. Söz konusu prensipler:
Müşteri Odaklılık: Müşteri memnuniyeti ve beklentilerinin eksiksiz karşılanması, standardın temel amacını oluşturur. İşletme, bu amaç doğrultusunda müşterinin ihtiyaçlarını anlamaya yönelik stratejiler uygulamalıdır.
Liderlik: Üst yönetim, liderlik rolünü üstlenerek işletmenin vizyon ve hedeflerini belirlemelidir. Ardından personelin bu hedeflere ulaşması sürecine rehberlik etmelidir. Güçlü bir rehberlik sayesinde hem çalışan motivasyonu hem de süreç etkinliği artar.
Personel Katılımı: İşletmelerin başarısı, büyük oranda çalışanların bilgi, beceri ve bağlılığına dayanır. Organizasyonel bağlılığı artırmak amacıyla çalışanların süreçlere katılımı teşvik edilmeli ve yetkinliklerini geliştirebilecekleri çalışmalar yapılmalıdır.
Süreç Yaklaşımı: İşletmelerin verimlilik ve hizmet kalitelerini artırmaları için operasyonel süreçlerin tanımlanması, yönetilmesi, optimize edilmesi gerekir. Süreç yaklaşımı ilkesine bağlı kalındığı takdirde kaynak kullanımı, işlevsel tutarlılık açısından avantaj elde edilip israf oranı azaltılabilir.
İyileştirme: Kalite yönetim sisteminin temel ilkeleri arasında ticari organizasyonun her seviyesinde sürekli iyileştirme yapılması da yer alır. Söz konusu yaklaşım, işletmenin değişen pazar koşullarına uyum sağlamasını ve rekabet avantajı elde etmesini destekler. Organizasyonel esneklik artarken maliyetlerde düşüş gözlemlenebilir.
Kanıta Dayalı Karar Verme: Etkin kararlar vermek için veriye dayalı analiz süreçleri gerçekleştirilmelidir. Kanıta dayalı karar verme ilkesine uygun hareket edildiğinde, problemlerin temel nedenlerini anlamak ve hatalı yöntemleri uygulamaktan kaçınmak kolaylaşır.
İlişki Yönetimi: İşletmenin uzun vadeli başarısında etkili faktörlerin başında tüm iş ortakları ve müşteriler ile güçlü ve sürdürülebilir ilişkiler kurulması ilkesi gelir. Güçlü iş ortaklıklarının kurulması, ciro hedeflerine ulaşmayı kolaylaştırır ve değer yaratma süreçlerinde iyileşme sağlar.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi'nin Faydaları Nelerdir?

Sertifika şartlarına uygun kalite yönetim sisteminin devreye girmesiyle müşteri şikayetleri azalır. Artan memnuniyet seviyesiyle birlikte müşteri sadakati gelişir.
Müşteri istekleri ön planda tutularak daha iyi ürün ve hizmetler tasarlanabilir.
Tasarım sürecindeki kalite artışı, işlem maliyetlerini düşürür. Benzer fayda kalite problemlerinin ortadan kalkmasıyla diğer süreçlerde de gözlemlenebilir.
Faaliyetlerin daha iyi planlanması ve sorunların hızlı çözümü operasyonel süreçlerde verimlilik artışı sağlar.
Her departmanda yapılacak iyileştirmelerle kalifiye personel oranı yükselir.
Departmanlar arası problemlerin çözümünde benimsenen sistematik yaklaşım, verimlilik artışını beraberinde getirir.
Kalite yönetim sisteminin etkisiyle sektörde artan imaj, yeni pazarlara açılmayı kolaylaştırır.
Yönetim süreçlerindeki kalite artışı, kurumsallaşma yolunda hız kazanılmasını sağlar. Oluşan kurumsal kimlik, istikrarın kalıcı olmasını mümkün kılar.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Bileşenleri Nelerdir?

ISO 9001'i kapsayan standartlar serisi, 3 temel bileşenden oluşur. Bunlar:

ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemleri - Temel Esaslar, Terimler ve Tarifler

ISO 9000 standardı, bir nevi sözlük gibidir. Bu nitelendirmenin nedeni, standardın kalite yönetim sisteminin temel esaslarını açıklamasıdır. ISO 9000 ayrıca kalite yönetim terminolojisini tanımlar. İşletmelere standartları anlama ve uygulama konusunda rehberlik sağlayan ISO 9000'in kurgulanmasındaki ana amaç, kalite yönetimi ile ilgili ortak terminoloji oluşturmaktır. Temel esaslar, terimler ve tarifler hakkında detayları içeren bileşenin kılavuzluğunda standartları doğru şekilde uygulamak kolaylaşır.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemleri - Şartlar

ISO 9001, seri kapsamında belgelendirmesi yapılan standarttır. İşletmeler, müşteri beklentilerini karşılayan ürün/hizmet sağlama yetenekleri olduğunu kanıtlamak istediklerinde, kalite yönetim sistemi kapsamındaki şartlara uymak zorundadır. ISO 9001 standardı, taleplere odaklanılarak müşteri memnuniyetinin yükselmesine katkıda bulunur. Standart ayrıca belirlenen risklere karşı proaktif çözümler üretebilmeyi mümkün kılar. Söz konusu uygulamalar aracılığıyla işletmeler itibar artışı ve rekabet üstünlüğü gibi avantajlar elde eder.

ISO 9004 Kalite Yönetim Sistemleri - Performans İyileştirmeleri için Kılavuz

ISO 9004, kılavuzluk bilgileri içerir. Bileşen kapsamında sunulan bilgiler, kalite yönetim sisteminin etkinliğini ve verimliliğini artırma amacı taşır. ISO 9004 sayesinde organizasyonel performansın iyileştirilmesi ve müşteriler ile diğer ilgili tarafların memnuniyetini sağlamak mümkün hale gelir. Sürdürülebilir başarının yanı sıra stratejik ve operasyonel uyum yakalamak kolaylaşır. Bileşen, bu faydalara ek olarak daha geniş bir bakış açısıyla işletmenin inovasyon kapasitesini artırır.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Nasıl Uygulanır?

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi'nin nasıl oluşturulacağı, tamamen kurum ve kuruluşların inisiyatifine bırakılmıştır. Bu kapsamda organizasyonun yapması gereken standardın şartlarını karşılayan bir kalite yönetim sistemi kurmaktır. Söz konusu süreç dahilinde genel olarak aşağıdaki sıralanan adımlar atılır.

Üst Yönetimin Taahhüdü: Kurum veya kuruluşun üst yönetimi, sistemin uygulanmasına tam destek vereceğini taahhüt etmelidir. Liderlik misyonu kapsamında organizasyonun stratejik hedefleriyle örtüşen, anlaşılması ve uygulanması kolay, ölçülebilir hedefler oluşturulur. Ardından hedeflere erişim için gerekli insan, teknoloji ve finansman kaynakları sağlanır.
Organizasyonel Bağlamın Belirlenmesi: Organizasyonel faaliyetleri etkileyen iç ve dış etkenler, SWOT ve PESTLE analiz yöntemlerinden faydalanılarak tanımlanır. Etkenler analiz edilirken müşterilerin, personelin, tedarikçilerin ve bağlantıda olunan diğer tarafların ihtiyaçları göz önünde bulundurulur.
Mevcut Durumun Değerlendirilmesi: Organizasyonun kalite yönetimi özelindeki durumu değerlendirilirken ISO 9001 gereklilikleri ile aradaki farkların tespitine odaklanılır. Süreçlere dair riskler ve fırsatlar tanımlanarak bir yönetim planı kurgulanır.
Süreçlerin Tanımlanması: İşletmenin üretim, satış ve satın alma başta olmak üzere tüm operasyonel süreçleri tanımlanır. Her sürecin girdi ve çıktısı ile performans kriterleri belirlenir. Her bir süreç için yetki ataması yapılır. Bu aşamada yetkilendirmeden doğan sorumluluklar net biçimde tanımlanmalıdır.
Doküman Oluşturma: ISO 9001 kapsamında kalite politikası, kalite hedefleri, süreçlere yönelik prosedürler, çalışma talimatları ve kılavuzları, kayıt formları hazırlanır. Söz konusu belgelerin düzenlenmesi, kontrolü ve erişimi için alt sistem kurgulanır.
Personel Eğitimi: Standardın yanı sıra süreçler, kalite hedefleri hakkında çalışanlara yönelik eğitim programları kurgulanır ve uygulanır. Böylece çalışanlar, kalite yönetim sistemi üzerindeki etkileri konusunda bilinçlenir.
Pilot Uygulama: Kalite yönetim sistemi, belirli bir departmanda uygulanarak sonuçları değerlendirilir. Pilot çalışma sayesinde sistemdeki hataları genel uygulama öncesi belirlemek ve verimliliğini ölçümlemek kolaylaşır.
Performansın İzlenmesi: Süreçler için ölçülebilir performans göstergeleri belirlenir. Düzenli olarak performans izlenerek sistem etkinliği hakkında analiz için veri toplanır.
İç Denetim: Performans izlemeye paralel olarak ISO 9001'e uygunluğu belirlemek amacıyla iç denetim planlaması yapılır. Denetim esnasında belirlenen eksikler kaydedilerek düzeltici tedbirler devreye alınır.
Sertifikasyon: Sistemin verimliliği istenilen seviyeye ulaştıktan sonra sertifikasyon sürecine başlanır. Bunun için akredite bir belgelendirme kuruluşu ile temasa geçilir. İletişim kurulan kuruluş, kalite yönetim sisteminin ISO 9001 standardına uygunluğunu değerlendirme amacıyla denetim yapar. Denetim sonucu başarılıysa işletme ISO 9001 sertifikası almaya hak kazanır.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standartlarını Kimler Uygulayabilir?

ISO 9001'in esnek yapısı, büyüklüklerine ve sağladıkları ürün ya da hizmetlere bakılmaksızın bütün ticari organizasyonlar tarafından uygulanabilirliğini sağlar. Sektörden bağımsız olarak imalat, hizmet, kamu, özel sektör fark etmeksizin tüm kuruluşlar, kendi iç dinamiklerine uygun ve standardın şartlarını karşılayan kalite yönetim sistemi kurgulayıp sertifikasyon sürecini başlatabilir. ISO 9001 sertifikası gerek ulusal gerekse uluslararası tanınırlığa sahiptir.

ISO 9001 Sertifika Ücreti

ISO 9001 sertifikası almak için yapılacak harcamalar, işletmenin büyüklüğü, faaliyet gösterdiği sektör, çalışan sayısı, üretim kapasitesi ve bulunduğu bölge gibi çeşitli faktörlere göre değişiklik gösterebilir. Bunun yanı sıra, denetim süreçlerinin süresi ve sıklığı da toplam maliyet üzerinde etkili olabilir.

Genellikle ISO 9001 belgelendirme süreci; başvuru ücreti, denetim masrafları, belge düzenleme ücreti ve süreç içinde karşılaşılabilecek diğer maliyetleri içerir. Ayrıca, işletmenizin danışmanlık hizmetlerine veya ek geliştirme çalışmalarına ihtiyaç duyması halinde, ek maliyetler de ortaya çıkabilir.

Belgelendirme kuruluşları, işletmelere özel fiyat teklifleri sunduğundan, en doğru maliyet bilgisini almak için doğrudan bir belgelendirme kuruluşuyla iletişime geçmek faydalı olacaktır. Böylelikle, işletmenizin gereksinimlerine göre hazırlanmış net bir fiyatlandırma alabilirsiniz.

Ayrıca, ISO 9001 sertifikasını almak sadece belge ücretini ödemekle tamamlanmaz. İşletmenizin kalite yönetim sistemine uyum sağlayabilmesi için bazı süreçleri iyileştirmesi, belirli yatırımlar yapması veya dokümantasyon güncellemeleri gerçekleştirmesi gerekebilir. Bu gibi ek giderler de dikkate alınmalıdır.

Sonuç olarak, ISO 9001 sertifikası için belirlenen ücret işletmelere göre farklılık göstermektedir. En doğru ve kesin maliyet bilgisi için belgelendirme kuruluşlarıyla doğrudan iletişime geçerek işletmenize özel bir fiyat teklifi almanız önerilir.

Sistem Belgelendirme Başvurusu